بایگانی
در یک ساختمان اداری، بخش عمده ای از فضای موجود جهت نگهداری پرونده ها و اسناد کاغذی استفاده میشود.
کتابخانه های اداری بهترین ابزار برای بایگانی در بحث دکوراسیون اداری و در دفاتر مدرن امروزی میباشند اما ما در این مقاله به بحث بایگانی بصورت عام در یک ساختمان اداری پرداخته ایم در ادامه با آدینا همراه باشید :
هنگام اجرای سیستم کارکردن سیار و یا ایجاد محیط کار انعطاف پذیر، این اسناد و پرونده ها میتوانند یک مانع جدی باشند. کارمندان وقتی مجبورند که دسته های کاغذ را به سمت هر طرف که لازم باشد ، جابجا کنند دیگر نمیتوانند با آسودگی کار کنند. به علاوه، بایگانی کاغذی فرآیند انتقال دانش را درون سازمان ها با مانع مواجه کند. به اشتراک گذاشتن اطلاعات دیجیتال به روشنی آسان تر از به اشتراک گذاشتن اطلاعات پنهان در کشوهای یک کارمند است.
سازمان ها با بهره بردن از ابزارهای قدرتمند و راحت جهت اسکن کردن، بایگانی و پردازش داده ها ، به شکل روز افزونی کار خود را به صورت دیجیتالی پیش می برند. با این وجود، پرونده ها و اسناد فیزیکی همچنان پایدار هستند. یکی از دلایل اصلی ترجیح افراد به استفاده از کاغذ، راحتی خواندن و حاشیه نویسی کردن است. علاوه بر آن ، اسناد کاغذی را میتوان با یک نگاه از اول تا انتها بررسی کرد بدون آن که نیاز به بالا و پایین کردن صفحات در مانیتور داشته باشد. پیشرفت هایی مانند کتاب های الکترونیک ، به سرعت وضعیت را تغییر میدهند، اما در حال حاضر ایجاد یک دفتر کار بدون وجود و گردش کاغذ هنوز نیاز به تلاش های زیادی برای رسیدن به موفقیت دارد.
روزنامه نگاران و طراحان عموما مثالهای خوبی از کاغذبازی ها هستند که با ایجاد یک دفتر کار بدون کاغذ یا اجرای سیاست میزهای خالی ، مخالفت خواهند کرد. از طرف دیگر ناظران و مدیران اغلب مقاومت کمتری را در قبال یک شیوه کاری کاملا دیجیتال نشان میدهند زیرا آن ها قبل از این به طبقه بندی سیستماتیک عادت کرده اند.
بیشتر بخوانید :ظاهر دفتر کار و تاثیر مبلمان اداری برآن
ملاحظات مرتبط
- کارمندان با چه نوع اطلاعاتی سر و کار دارند و تا چه حد این دسترسی میتواند دیجیتال سازی شود؟
- آیا تمام ابزارهای تکنولوژیک لازم در دسترس هستند و آیا به کارمندان کار دیجیتالی را آموزش داده اند؟
- چه مقدار فضای قفسه ها به ازای هر کارمند برای نگهداری پرونده های مورد استفاده مداوم اختصاصی داده میشود؟
- آیا سازمان به طور کلی از انباشته کنندگان (پرونده ها و کاغذها) تشکیل شده یا از طبقه بندی کنندگان؟
- تا چه حدی سیاست های سخت گیرانه میزخالی با فرهنگ سازمانی مطابقت دارد؟
دفتر کار بدون کاغذ
مزایای
- اطلاعات دیجیتال در هر زمان و هر مکانی قابل دسترسی است.
- کارکردن به صورت انعطاف پذیر و در حال حرکت را امکان پذیر میسازد.
- نیازی به فضای فیزیکی بایگانی ندارد.
- خطر در دسترس بودن کاغذهای حاوی اطلاعات محرمانه در محیط دفترکار، دیگر مطرح نمیشود.
- فضاهای کار مرتب و شسته و رفته هستند که به راحتی تمیز میشوند.
معایب
- نیازمند سرمایه گذاری زیربنایی در بخش های سخت افزاری ، نرم افزاری و آموزش است.
- نیازمند تدوین یک راهنما و سیاست گذاری در رابطه با شیوه کاری افراد است.
- نیازمند سطح مشخصی از اجرای این فرآیند توسط مدیریت است.
- ممکن است در تعارض با تمایل یا خواست افراد برای خواندن و کارکردن روی کاغذ باشد.
<<آدینا پاسخی شایسته به سلیقه شما >>لطفا با کارشناسان بخش فروش ما با شماره 44620086در تماس باشید .
دیدگاه خود را بنویسید